Jak správně napsat spisový řád ? • •Školení spisové služby • • • •PhDr. Daniela Brádlerová, Ph.D. Co je spisový řád a proč je důležitý? I. •a) Spisový řád je základní a nezastupitelná interní směrnice upravující komplexní správu dokumentů instituce; •b) Spisový řád je kodifikován § 66 a § 74 zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů; •c) Pokud instituce nemá žádný spisový řád, tak se dopouští správního deliktu (§ 74, odst. 9 zákona č. 499/2004 Sb.): •„Určený původce nebo původce uvedený v § 63 odst. 2 se dopustí přestupku tím, že v rozporu s § 66, odst. 1 Zákona nevydá spisový řád nebo spisový a skartační plán, anebo v rozporu s § 66 odst. 2 neoznačuje dokumenty podle skartačního řádu a spisového a skartačního plánu spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami“. • • • • Co je spisový řád a proč je důležitý? II. •Pokud instituce nemá žádný spisový řád nebo nemá kvalitní spisový řád, tak v důsledku toho: •nedodržuje princip důvěryhodného a transparentního úřadování; •porušuje princip „dobrého hospodáře“; •může být zeslabena efektivita její činnosti; •může být ohrožena její celková důvěryhodnost; •hrozí zvýšené riziko přestupků a následných pokut vyplývajících z dalších právních předpisů; •hrozí poškození „dobrého jména instituce“. • • • • Jaké jsou hlavní problémy týkající se spisového řádu? •a) Instituce nemá žádný spisový řád; •b) Instituce nemá aktuální spisový řád; •c) Spisový řád nereflektuje reálnou správu dokumentů; •d) Spisový řád reflektuje pouze dílčí části správy dokumentů (činnost podatelny, činnost spisovny, apod.); •e) Spisový řád nezohledňuje všechny potřebné předpisy (zákony, vyhlášky, odborné normy, metodické pokyny, směrnice, apod.); •f) Spisový řád nemá všechny přílohy (povinné nebo funkční). • Kdy se instituce rozhodne vytvořit kvalitní spisový řád? •Instituce často přistoupí k vytvoření nebo revizi spisového řádu po: • •a) Výtce/pokutě ze strany kontrolních nebo nadřízených orgánů; •b) Problému vzniklého z nesprávného úřadování; •c) Přijetí metodika spisové služby; •d) Přijetí vedoucího obeznámeného se spisovou službou; •e) Absolvování školení spisové služby (zaměstnancem/vedoucím); •f) Implementaci ESSL, ISSD nebo jiného IS instituce. • Ideová východiska •Na počátku je třeba si uvědomit, že: •Spisový řád je základní a nezastupitelnou interní směrnicí upravující komplexní správu dokumentů instituce! •Spisový řád upravuje i agendy spravované v samostatných evidencích (ISSD, IS). •Je nutná vůle a ochota vedení instituce dát spisovou službu (správu dokumentů) do souladu s aktuální legislativou (v extenzivním pojetí) a implementovat ustanovení spisového řádu do praxe. •Je vhodná existence metodika spisové služby nebo pracovního týmu zabývajícího se spisovou službou. •Po vytvoření spisového řádu je nutné sledovat a pružně implementovat legislativní, odborné a organizační změny. • • Kdo může instituci pomoci? •Ministerstvo vnitra ČR - Odbor archivní správy a spisové služby (odkaz na § 44, zákona 499/2004 Sb.) •Digitální a informační agentura - DIA (uvedená v § 2a zákona č. 12/2020 Sb.). •Národní archiv ČR (uvedený v § 45, zákona č. 499/2004 Sb.). •„Příslušné archivy“ (uvedené v § 47-§ 57, zákona č. 499/2004 Sb.). •Občanské sdružení „Co po nás zbude“ (www.cnz.cz). •Komerční subjekty zabývající se spisovou službou (audity, školení, apod.). • • Legislativní rámec I. Obecné záležitosti I. • •Základními předpisy pro napsání spisového řádu jsou: •a) Zákon č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě. •b) Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby. • •Spisový řád ale není možné napsat pouze na jejich základě! • • • Legislativní rámec II. Obecné záležitosti II. •V Řádu je nutné zohlednit veškeré předpisy vztahující se ke správě dokumentů dané instituce, tedy: •a) Nařízení, směrnice EU; •b) Legislativní normy ČR; •b) Resortní legislativní normy a předpisy; •c) Zadávací dokumentace různých projektů ČR/EU/popř. mimo EU; •d) Metodické pokyny a technické prováděcí normy příslušných odpovědných institucí ČR/EU/popř. mimo EU. • • Legislativní rámec III. Nařízení Evropské unie •Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 910/2014 o elektronické identifikaci a službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce na vnitřním trhu a o zrušení směrnice 1999/93/ES („eIDAS“); •Nařízení EU č. 1183/2024, kterým se mění nařízení EU č. 910/2014, pokud jde o zřízení evropského rámce pro digitální identitu. •Prováděcí nařízení Komise č. 1501/2015 o rámci interoperability podle čl. 12 odst. 8 nařízení eIDAS; •Nařízení Evropského parlamentu a Rady č. 679/2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES („GDPR“); •Směrnice Evropského parlamentu a Rady č. 55/2014 o elektronické fakturaci při zadávání veřejných zakázek; •Směrnice Evropského parlamentu a Rady č. 2555/2022 o opatřeních k zajištění vysoké společné úrovně kybernetické bezpečnosti v Unii („NIS 2 “). • Legislativní rámec IV. Zákony a prováděcí vyhlášky ČR •Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě ve znění pozdějších předpisů. •Vyhláška č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění posledních předpisů. •Vyhláška č. 213/2012 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů. •Zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů. •Vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů. •Vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek. • Legislativní rámec V. •Zákon č. 297/2016 Sb., o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. •Zákon č. 298/2016 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o službách vytvářejících důvěru pro elektronické transakce. •Zákon č. 264/2025 o kybernetické bezpečnosti a o změně souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů; •Vyhláška č. 410/2025 Sb. o bezpečnostních opatřeních poskytovatele regulované služby v režimu nižších povinností • • Legislativní rámec IV. •Zákon č. 110/2019 o zpracování osobních údajů; •Zákon č. 111/2019, kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o zpracování osobních údajů; •Zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizaci postupů orgánů veřejné moci; •Zákon č. 365/2000 Sb. o informačních systémech veřejné správy a o změně některých dalších zákonů; •Zákon č. 111/2009 Sb. o základních registrech; •Zákon č. 500/2004 Sb., správní řád; • • Legislativní rámec V. •Zákon č. 340/2015 Sb. o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv; •Vyhláška č. 317/2014 Sb. o významných informačních systémech; •Zákon č. 250/2017 Sb. o elektronické identifikaci; •Zákon č. 127/2005 Sb. o elektronických komunikacích; •Zákon č. 12/2020 Sb., o právu na digitální služby a o změně některých zákonů; •Zákon č. 171/2023 Sb. o ochraně oznamovatelů. • • Legislativní rámec VI. •Národní standard pro elektronické systémy spisové služby •Stanovuje povinné funkcionality ESSL a ISSD a vytváří sjednocující parametry pro výkon spisové služby vztahující se k elektronickým dokumentům. • Viz: Zákon č. 499/2004 Sb. a Zákon č. 261/2021 Sb. •Různé „resortní předpisy“ příslušných orgánů EU a ČR; •Zadávací dokumentace různých projektů EU/ČR/jiné; •Metodické pokyny Digitální agentury/Odboru archivní správy a spisové služby/Národního archivu ČR/příslušných archivů, apod. Pojetí spisového řádu? I. •Primárně je nutné vyřešit rozpor mezi pojetím spisového řádu, že je: • a) směrnice deklarující splnění povinností vyplývajících z legislativních norem v oblasti spisové služby (správy dokumentů) především vůči kontrolním orgánům ČR a EU? • •b) „kuchařka pro referenty“? • • Pojetí spisového řádu? II. •Řešení: •Ideálně vytvořit „hybrid“ mezi oběma extrémy. •Pokud to není možné, vždy upřednostnit první variantu. •Pokud je třeba nějaký proces nebo agendu podrobněji rozepsat je vhodné dát jej do samostatné přílohy. •Pozor: Většina institucí mylně volí variantu B) – je srozumitelnější, jednodušší pro uživatele, ale ve většině případů nepokrývá spisovou službu komplexně, ale pouze dílčím způsobem! • • Úvodní ustanovení I. Účel spisového řádu •Spisový řád by měl vždy obsahovat nějaké „úvodní“ nebo „základní“ ustanovení, obsahující informaci o tom, co je jeho účelem a obsahem. •Např.: •A) „Tato směrnice je vydávána za účelem zajistit v (NÁZEV INSTITUCE) správnou manipulaci s dokumenty a racionální vykonávání spisové služby a skartačního řízení.“ •B) „Instituce vydává tento Spisový řád a spisový plán a skartační rejstřík, který stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich přijetí nebo vzniku až po vyřazení ve skartačním řízení.“ •C) „Spisový a skartační řád je interní předpis instituce, který stanoví základní pravidla pro manipulaci s dokumenty od jejich přijetí nebo vzniku až po vyřazení ve skartačním řízení.“ • Úvodní ustanovení II. Komu je spisový řád určen? •Uvést, komu je určen a kdo je povinen se jím řídit, např.: •A) „Řád je závazný pro všechny zaměstnance pověřené vytvářením a vyřizováním dokumentů.“ •B) „Všichni zaměstnanci instituce pověření vyřizováním dokumentů jsou povinni řídit se pokyny v něm uvedenými a zodpovídají za manipulaci s dokumenty, které vytvořili nebo převzali.“ •Zaměstnanci se míní též vedoucí pracovníci, včetně statutárů, což je možné explicitně uvést. •Uvést konkrétní „příslušný archiv“, který vykonává dohled v oblasti spisové služby nad příslušným původcem. •Tato informace může být uvedena případně v jiné části Řádu (např. v závěrečném ustanovení). • • Úvodní ustanovení III. Definice spisové služby •V úvodním ustanovení je vhodné uvést celou definici spisové služby, aby bylo zřejmé, že se netýká pouze dílčích částí, ale že zahrnuje celý životní cyklus dokumentů. •Je vhodné použít definici uvedenou v § 2, písm. l) zákona č. 499/2004 Sb.: •„Výkonem spisové služby se rozumí zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti instituce, popřípadě z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, označování, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, opatřování razítkem nebo technologickým prostředkem obdobného určení, odesílání, ukládání, zapůjčování a vyřazování ve skartačním řízení, včetně kontroly těchto činností.“ • • Úvodní ustanovení IV. Forma vedení spisové služby •Uvést v jaké podobě vede instituce spisovou službu, viz § 3 a § 63 zákona č. 499/2004 Sb.: •a) v listinné podobě. •b) v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby (ESSL). •Např.: „Instituce vede spisovou službu v elektronické podobě v elektronickém systému spisové služby (název systému a název poskytovatele), umožňujícím elektronickou správu dokumentů v digitální i analogové podobě“. • • • Úvodní ustanovení V. ESSL a ostatní informační systémy I. •V úvodním ustanovení uvést (a odkázat na příslušnou přílohu): •a) Propojení ESSL k ostatním informačním systémům instituce (ISSD nebo IS); •Např: „ESSL je propojen s informačními systémy spravujícími dokumenty (ISSD), případně dalšími informačními systémy (IS) instituce (interními nebo externími) prostřednictvím rozhraní dle kapitoly 8 Národního standardu pro elektronické systémy spisových služeb (NSESSS)/jiným rozhraním. •b) S jakými ISSD/IS není ESSL propojen? •c) Zmínit agendy evidované v ostatních „samostatných evidencích“ – analogových/elektronických typu excel, acces, apod. • • • Úvodní ustanovení VI. ESSL a ostatní informační systémy II. •V úvodním ustanovení uvést (a odkázat na příslušnou přílohu): •Poskytovatele ESSL/ISSD/IS: •Např. „Podrobnosti o poskytovatelích a specifikacích ESSL, ISSD, popř. IS jsou uvedeny v příloze č. X – Dokumentace k ESSL, ISSD, IS“; •Seznam všech používaných samostatných evidencí: •a) elektronických (ISSD/IS/jiných) •b) analogových; •Agendy, které jsou v těchto evidencích evidovány nebo spravovány; • • • • • Úvodní ustanovení VII. ESSL a ostatní informační systémy III. •V úvodním ustanovení uvést (a odkázat na příslušnou přílohu): •Formu poskytování ESSL/ISSD/IS: •a) Vlastní IT infrastruktura (hardware)? •b) IT infrastruktura (hardware) poskytovatele (hosting)? •c) Cloudu dle zákona č. 365/2000 Sb. nebo jiný typ cloudu? •d) Open sourcové řešení – jaká forma? •e) jiné důležité skutečnost týkající se provozu. • • • Úvodní ustanovení VIII. Odpovědnosti I. •V úvodním ustanovení uvést (a odkázat na příslušnou přílohu): •a) Útvar, který zodpovídá za vedení spisové služby v instituci; •b) Útvar, který plní funkci podatelny/analogové spisovny/apod.; •c) Útvar IT/externí IT firmu, které spravují nebo kooperují na správě IS v instituci. •d) další odpovědnosti, dle potřeb instituce. • Konkrétní jméno/jména zodpovědných pracovníků uvést v příloze. Při jakékoliv změně není nutné aktualizovat celý spisový řád, ale jen příloh • Odpovědnosti II. Příklady •„Instituce používá následující informační systémy spravující dokumenty: •Ekonomický agendový systém (název systému a název poskytovatele, propojení s ESSL: ano/ne); •Správu systému zabezpečuje útvar …….. •Jiné agendové informační systémy: (název systému a název poskytovatele, propojení s ESSL: ano/ne); •Správu systému zabezpečuje útvar …….. •Jiné evidence. •a) analogové •b) elektronické“ •Např. „Za vedení spisové služby instituce zodpovídá útvar ….. Konkrétní údaje o osobách odpovědných za jednotlivé aspekty spisové služby jsou uvedeny v příloze č. X – Odpovědnosti“. • Příjem dokumentů a jejich třídění I. •Zvážit, zda příjem a evidenci dokumentů ve spisovém řádu nerozdělit na pododdíly věnované: •a) příjmu a evidenci elektronických dokumentů. •b) příjmu a evidenci analogových dokumentů. •Tato verze je ideální v případě, že instituce přechází buď z listinné podoby vedení spisové služby nebo na vyšší stupeň správy dokumentů v rámci vedení spisové služby v elektronické podobě. •Určitým úskalím výše uvedeného je dublování informací ve spisovém řádu. • Příjem dokumentů a jejich třídění II. •Spisový řád musí vždy obsahovat: •a) Popis rozsahu práv a povinností podatelny/podatelen; •b) Informaci o tom, jaký útvar plní funkci podatelny a její umístění; •c) Podatelny detašovaných pracovišť/pro vybrané agendy, apod.; •d) Popis příjmu dokumentů „mimo podatelnu“. •Pokud instituce umožní příjem dokumentů „mimo podatelnu“, např. na spisové uzly, je třeba je zavázat povinností provést všechny úkony spojené s příjmem dokumentů a kontrolou na škodlivý kód, vstupní datový formát a úplnost dokumentu. Zveřejnění podmínek příjmu dokumentů I. •Ve spisovém řádu by měly být „na pevno“ uvedeny podmínky příjmu dokumentů dle § 2, odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. •Pouhý odkaz na webové stránky není dostačující! •Důvod: Pro možnost potřeby zpětně doložit reálné podmínky příjmu dokumentu v daném čase – stížnost, kontrola nadřízených orgánů, apod. • • • • • Zveřejnění podmínek příjmu dokumentů II. a)adresa pro doručování analogových dokumentů a elektronických dokumentů na přenosných technických nosičích dat; b)úřední hodiny podatelny; b)elektronickou adresu podatelny; c)identifikátor datové schránky/datových schránek, včetně informace o útvaru, agendě nebo činnosti, pro kterou jsou další datové schránky určeny; d)další možnosti elektronické komunikace, pokud je instituce připouští (např. elektronické formuláře); e)přehled datových formátů, ve kterých instituce přijímá elektronické dokumenty, včetně jejich technických, popř. jiných parametrů; f)přehled přenosných technických nosičů dat, včetně jejich technických parametrů; h)způsob nakládání s datovými zprávami, u kterých byl zjištěn výskyt tzv. škodlivého kódu; i)důsledky vad dokumentů podle § 4 odst. 2 a 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. (neúplný, nečitelný, zavirovaný dokument nebo dokument v nepovoleném vstupním datovém formátu). • Příjem dokumentů a vstupní datové formáty •Popsat všechny možnosti příjmu dokumentů (elektronických/analogových): •Analogových: provozovatelem poštovních služeb/kurýrem/osobně/. •Elektronických: datovou schránkou/schránkami, centrální emailovou adresou, jinými emailovými adresami, e-formuláři, přenosnými nosiči dat. •Za vstupní datové formáty zvolit jen ty, které jsou snadno převoditelné do výstupních datových formátů (§ 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb.). •Mezi vstupní datové formáty zařadit také výstupní datové formáty. • • Elektronický oběh / hybridní oběh dokumentů •Určit, zda bude instituce provádět plný elektronický oběh dokumentů nebo hybridní. •Popsat všechny formy konverze dokumentů a určit, jaké útvary a kdy je budou provádět: •a) Autorizovaná konverze dle zákona č. 300/2008 Sb. •b) Konverze (převedení) dle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. •c) Prostá konverze – pouze pro provozní účely. •d) Změna datového formátu. •Určit, jakým způsobem bude instituce zpracovávat dokumenty, u nichž konverzi neumožňuje jejich povaha nebo jiné předpisy. •Určit, jak bude nakládat s původními dokumenty v případě, že byly konvertovány dle zákona č. 300/2008 Sb. nebo převedeny dle § 69a) zákona č. 499/2004 Sb. • Co může podatelna otevřít? •Určit jaké zásilky může podatelna otvírat a jakým způsobem bude předávat neotevřené zásilky adresátovi a jak bude zajištěna jejich evidence a zpracování v případě, že jde o úřední dokument. •Určit jakým způsobem se budou zpracovávat dokumenty, na které se vztahují zvláštní právní předpisy (např. ekonomické, utajované, apod.) •Vyjádřit se k poště „na jméno“ a e-mailové korespondenci na emailové schránky pracovníků: •Příklad: „Zjistí-li pracovník, že zásilka předaná mu jako soukromý dopis, je úřední povahy, je povinen odevzdat ji bezodkladně k zaevidování. Pracovník je povinen zajistit, aby bylo s dokumentem zacházeno dle vyhlášky č. 259/2012 ve znění pozdějších předpisů. •„Toto ustanovení se týká rovněž e-mailové korespondence doručené do e-mailové schránky pracovníků.“ • • Datová schránka •Ve spisovém řádu uvést: •a) Základní pravidla pro správu datové schránky; •b) agendy, pro které jsou zřízeny další datové schránky. •Do přílohy: Konkrétní pracovníky pověřené správou datové schránky instituce, popř. jiné skutečnosti důležité pro instituci. •Ujasnit si, kolik lidí/útvarů bude mít přístup do datové schránky: •A) statutár; •B) administrativní pracovníci; •c) výpravna; •C) vedoucí pracovníci/referenti – nutné posoudit dle potřeb instituce. •Určit jaké typy dokumentů odesílaných datovou schránkou se opatřují e-podpisem, e-pečetí a kvalifikovaným časovým razítkem (ve spolupráci s právníky) – viz PODPISOVÝ ŘÁD. • • • • e-podpis/e-pečeť/e-časové razítko •Určit, kdo všechno bude disponovat e-podpisem, e-časovým razítkem, e-pečetí - pokud ji instituce musí používat dle zákona č. 297/2016 Sb. – viz PODPISOVÝ ŘÁD. •Vždy popsat jakým způsobem jsou ověřovány certifikáty e-podpisu, e-časového razítka, e-pečeti: • a) Zda ověřuje ESSL automaticky a připojuje doložku o výsledku ověření? (§ 4, odst. 5-7, vyhlášky č. 259/2012 Sb.) •b) Pokud výše uvedené úkony ESSL neumožňuje, je nutné ve spisovém řádu uvést všechny povinné údaje uvedené v § 4, odst. 7, vyhlášky č. 259/2012 Sb. a tuto povinnost uložit podatelně nebo spisovému uzlu/pracovníkovi v případě, že je dokument přijat „mimo podatelnu“. •Uvést, zda ESSL umožňuje odeslat odesílateli dokumentu zprávu o tom, že jím odeslaný dokument je doručen a splňuje podmínky stanovené § 8, vyhlášky č. 259/2012 Sb., nebo spisovým řádem instituce. • • Škodlivý kód elektronického dokumentu Neúplný/nečitelný analogový dokument •Popsat proces, když je doručen elektronický dokument obsahující škodlivý kód (§ 2 a § 4 vyhlášky č. 259/2012 Sb.): •Popsat proces, když je doručen analogový dokument, který není: •Úplný/čitelný/poškozeny/byl doručen omylem – patří jiné instituci. •Příklad: •„Pokud je instituci doručen analogový dokument, který je neúplný, nečitelný nebo jinak poškozený a lze určit kontaktní údaje odesílatele, instituce jej vyrozumí o zjištěné vadě a stanoví další postup pro její odstranění. Nepodaří-li se instituci ve spolupráci s odesílatelem vadu dokumentu odstranit nebo nelze odesílatele určit, instituce dokument nezpracovává.“ • • • • Elektronické formuláře, přístupnost internetových stránek a mobilních aplikací •Popsat zajištění dat vkládaných do externích elektronických aplikací/formulářů. •Má instituce věrohodnou kopii vložených dat, evidovanou a uloženou v příslušném IS instituce? •Zjistit, zda instituce je/není tzv. povinný subjekt dle § 3, zákona č. 99/2019 Sb. o přístupnosti internetových stránek a mobilních aplikací, kdy je povinna uvést své internetové stránky/úřední desku/ popř. webové aplikace v soulad s výše uvedeným zákonem. •Zde minimálně uvést v soulad se zákonem č. 99/2019 Sb. podmínky příjmu dokumentů dle § 2, odst. 3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. •Internetové stránky mají být vnímatelné, ovladatelné, srozumitelné a stabilní (viz. §§ 4-6, zákona č. 99/2019). •Tento požadavek splní tím, že stránky nebo aplikace budou v souladu s evropskou normou EN 301 549 V1.1.2 (2015-04). Nebo aplikováním postupu podle čl. 6, odst. 4 směrnice EU 2016/2102. • Obálka/podací razítko •Popsat kdy se ponechává obálka jako součást evidovaného dokumentu: •A) Uvést celé znění § 5, vyhlášky č. 259/2012 Sb. •B) Uvést ustanovení jiných resortních předpisů (včetně odkazu na ně) nařizujících obálku ponechat. •C) Uvést případné interní nařízení (včetně odkazu na ně), nařizující obálku ponechat. •Uvést, zda instituce používá podací razítko, nebo jiný technologický prostředek a jaký? •Zkontrolovat, zda podací razítko odpovídá vyhlášce § 3, vyhlášky č. 259/2012 Sb. • Evidence a označování dokumentů I. • •Ve spisovém řádu je nutné explicitně uvést, které agendy se primárně evidují: •a) v ESSL, která je vždy páteřním informačním systémem každé organizace; •b) mimo ESSL – v samostatných evidencích (elektronických či analogových). •Deklarovat propojení nebo nepropojení agendových informačních systémů s ESSL! •V případě, že je/není ESSL propojen s ISSD, je nutné přesně popsat jakým způsobem je dokument zpracovávaný ISSD evidován, spravován a odesílán. •V případě propojení - Jaký typ a rozsah webových služeb mezi oběma informačními systémy probíhá? • • • • • • • Evidence a označování dokumentů II. •Je dokument zpracovávaný v ESSL označen: •a) číslem jednacím a JIDem z ESSL? •b) JIDem, bez čísla jednacího? • •Je dokument zpracovávaný v ISSD označen: •a) evidenčním číslem a identifikátorem z ISSD? •B) identifikátorem, bez evidenčního čísla? • •Zdůraznit, že se evidence dokumentů nemá dublovat nebo multiplikovat. • • • • • • Evidence a označování dokumentů III. •Spisový řád musí obsahovat: •a) Povinné evidenční údaje pro ESSL a ostatní samostatné evidence (elektronické/ analogové) - § 10, odst. 1-3 vyhlášky č. 259/2012 Sb. •b) Ustanovení, že: „Dokumenty se evidují v číselném a časovém pořadí, v němž byly do instituce doručeny nebo vznikly z jeho činnosti.“ - souvisí s procesem vyřízení. •c) Ustanovení o evidenci a správě dokumentů vzešlých z interní komunikace. •d) Problematiku přeevidování dokumentů. •e) Problematiku ztráty/zničení/poškození/nečitelnosti dokumentu (analogového i elektronického). •Spisový řád může obsahovat: •Seznam zkratek, pokud je instituce používá (musí být průběžně aktualizován). • • • • • • Evidence v analogových evidencích/chybný zápis •Spisový řád musí obsahovat popis procesu evidence a zápisu v analogových evidenčních pomůckách, který se má provést: • „srozumitelně, přehledně, čitelně a způsobem zaručujícím trvanlivost zápisu.“ •„musí zachytit celý průběh vyřizování dokumentu včetně všech následných změn.“ •Spisový řád by měl obsahovat problematiku „chybného záznamu“ v analogových evidencích. •„Chybný zápis v analogové samostatné evidenci se škrtne tak, aby zůstal čitelný. V případě potřeby se zápis nahradí správným zápisem. Oprava se opatří datem, jménem, popřípadě jmény, příjmením a podpisem toho, kdo ji provedl.“ • Evidence v elektronických evidencích/chybný zápis. •Spisový řád by měl obsahovat popis procesu evidence a zápisu v elektronických evidenčních pomůckách, který se má provést: • „srozumitelně, přehledně a způsobem zaručujícím trvanlivost zápisu.“ •„Evidenční pomůcky musí zachytit celý průběh vyřizování dokumentu včetně všech následných změn.“ •Spisový řád by měl obsahovat problematiku „chybného záznamu“. •Je třeba si uvědomit, že z hlediska důvěryhodného úřadování je ideálním řešením v případě chybného záznamu „STORNO“. •Přestože řada IS včetně ESSL umožňuje smazat chybný záznam, časté mazání evidenčních záznamů znedůvěryhodňuje úřadování a správu dokumentů!! • • Číslo jednací/evidenční číslo JID/identifikátor •Spisový řád by měl obsahovat masku čísla jednacího a masky všech používaných evidenčních čísel, které musí minimálně splňovat podmínky stanovené § 11, vyhlášky č. 259/2012 Sb. •Je třeba explicitně uvést, že: •A) Číslo jednací se vždy a výhradně používá v ESSL. •B) Evidenční číslo se vždy a výhradně používá v samostatných evidencích. •Je třeba uvést, že masky musí být jedinečné pro každou evidenční pomůcku!! •Pokud instituce při tvorbě masek používá specifické zkratky (např. oddělení, agendy, pracovníci, apod.), uvede jejich seznam jako přílohu spisového řádu. • Rozdělování dokumentů (§ 13, vyhlášky č. 259/2012 Sb.) •Spisový řád by měl obsahovat kvalitně a realitě odpovídající proces rozdělování dokumentů. •Je třeba si uvědomit, že primárně by se měly dokumenty předávat k vyřízení prostřednictvím ESSL nebo ISSD. •Pokud nelze předat dokument prostřednictvím ESSL nebo ISSD, je třeba uvést: •A) Jakým způsobem budou dokumenty předávány. •B) Jaký typ dokumentů bude předáván (typ konverze). •C) Jakým způsobem se bude potvrzovat předávání dokumentů referentům. • Vyřizování dokumentů (§ 14, vyhlášky č. 259/2012 Sb.) •Spisový řád by měl obsahovat: •a) Obecnou informaci, že „dokumenty musí být vyřizovány včas, účelně a hospodárně“; •b) Konkrétní vyřizující lhůty vyplývající z právních a jiných předpisů, jimiž se konkrétní organizace řídí. •c) Popis procesu, když není možné dokument z objektivních důvodů v dané lhůtě vyřídit. •d) Stanovení odpovědnosti za včasné a správné vyřízení, zejména v případech, kdy je nutná spolupráce vícero oddělení/pracovníků. •Např. „Za včasné a správné vyřízení odpovídá pracovník, jemuž byla záležitost přidělena ke zpracování.“ • Vytváření/vyřizování dokumentů v ESSL •Spisový řád by měl obsahovat popis procesu, kdy pracovník: •a) Vyřizuje odpověď na doručený dokument. •b) Vytváří nový dokument (tzv. vlastní dokument). •Spisový řád by měl obsahovat: •a) variantu, kdy je dokument vytvářen/vyřizován v ESSL: •- je vytvářen/vyřizován přímo v ESSL? •- je vytvářen/vyřizován ve „vyřizujícím“ modulu propojeném s ESSL? •- je vytvářen/vyřizován v ISSD propojeném s ESSL? • • Vytváření/vyřizování dokumentů mimo ESSL •b) variantu, kdy dokument není vytvářen/vyřizován v ESSL: •- je vytvářen/vyřizován v ISSD nepropojeném s ESSL? •- je vytvářen/vyřizován ve speciálním modulu určeném k vyřizování, popř. schvalování dokumentů, který není propojen s ESSL? •- je vytvářen/vyřizován mimo jakýkoliv IS instituce? • •Jakým způsobem se v těchto případech předá do ESSL finální dokument, popř. podklady, pokud „vyřizující“ modul není propojen s ESSL? • Vytváření/vyřizování dokumentů § 16, vyhlášky č. 259/2012 Sb. • Spisový řád musí obsahovat: •a) Povinnost vyřízený dokument zaevidovat/předat k evidenci. •b) Formální náležitosti vytvářeného/vyřizujícího dokumentu/spisu. •c) Určení jakou formu dokumentu si instituce ponechá pro výkon své spisové služby (schválený koncept nebo stejnopis odeslaného dokumentu-originál). •d) Určení jakou formu dokumentu bude instituce zpravidla odesílat. •e) Určení výjimek z pravidla odesílání dokumentů. • • • • Tvorba spisu •Spisový řád musí obsahovat všechny povinnosti stanovené pro tvorbu spisu dle § 12 vyhlášky č. 259/2012 Sb. a případně jiných právních předpisů upravujících tvorbu spisu: •Např.: •§ 17 zákona č. 500/2004 Sb., ve znění zákona č. 413/2005 Sb., •§ 64 zákona č. 280/2009 Sb., •§ 23 zákona č. 328/1999 Sb., o občanských průkazech, ve znění zákona č. 559/2004 Sb. a zákona č. 136/2006 Sb. •Spisový řád musí obsahovat: •A) Deklaraci, jakou formou spisu instituce primárně vytváří spis – priorací nebo sběrným archem. •B) Popis tvorby a správy spisů: analogových/elektronických/hybridních a typových. • Podpisový řád •Podmínky schvalování dokumentů a osoby oprávněné k podepisování, pečetění, používání elektronického časového razítka a analogových razítek jsou zpravidla uvedeny v Podpisovém řádu, který tvoří přílohu spisového řádu. •Podpisový řád nemusí tvořit „nedílnou“ přílohu spisového řádu, ale ve spisovém řádu musí být deklarována jeho existence. •Podpisový řád musí být průběžně aktualizován. •Instituce musí ve spisovém řádu nebo podpisovém řádu deklarovat jakou formu e-podpisu, e-pečeti je povinna dle zákona č. 297/2016 Sb. používat. Podpisový řád – používání e-podpisu, e-pečetě, e-časového razítka •Požadavky na používání kvalifikovaného elektronického podpisu stanovují § 5 až 7 zákona č. 297/2016 Sb. •Požadavky na používání kvalifikovaného elektronického razítka stanovuje § 11 zákona č. 297/2016 Sb. •Požadavky na ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu a zaručené elektronické pečetě jsou stanoveny v § 12 zákona č. 297/2016 Sb. a v nařízení eIDAS. • Používání úředních razítek Evidence certifikátů •Spisový řád musí deklarovat existenci „Evidence úředních analogových razítek“, která tvoří zpravidla „nedílnou“ přílohu spisového řádu a musí být průběžně aktualizována. •„Evidence úředních analogových razítek“ musí splňovat podmínky v § 17, odst. 1-3, vyhlášky č. 259/2012 Sb. • • • Odesílání dokumentů § 18 vyhlášky č. 259/2012 Sb. •Spisový řád musí deklarovat: •a) Formální náležitosti odesílaného dokumentu/elektronického formuláře. •b) Formu odesílaného dokumentu (stejnopis prvopisu nebo druhopis, popř. stejnopis druhopisu). •c) Formu odesílaných dat do externích aplikací (e-formulářů). •d) Jaký útvar plní roli výpravny - čím je vybavena - rozsah práv. •e) Všechny možnosti odesílání dokumentů/dat, které určují resortní předpisy. •f) Preferovanou formu odesílání dokumentů/dat. • • • Odesílání dokumentů •Jako preferovanou formu uvést odesílání prostřednictvím datové schránky (viz. zákon č. 300/2008 Sb.). •Zohlednit problematiku odesílání prostřednictvím interaktivních elektronických formulářů. •Ustanovení o kontrole na případný škodlivý kód (fakultativní). •Ustanovení o náhradním způsobu doručování (bez právních účinků), pro případy, kdy by hrozilo z prodlení, apod. •Ustanovení o doručování do vlastních rukou. •Ustanovení o potvrzení o odeslání/doručení. •Zohlednit Správní řád a jiné resortní předpisy či interní směrnice upravující odesílání dokumentů!! • Výstupní datové formáty e-dokumentů/Změna datového formátu •Spisový řád se musí vyjádřit k problematice převádění elektronických dokumentů do výstupních datových formátů dle § 23, vyhlášky č. 259/2012 Sb.: •- Jaké dokumenty bude převádět? •- Kdy je bude převádět? •bezprostředně po vytvoření? •před jejich uložením do e-spisovny? •před jejich předložením do výběru za archiválie (skartační řízení)? •Přestože aktuální legislativa umožňuje pouze první variantu, je nutné ve spisovém řádu zohlednit i poslední dvě varianty pro dokumenty spravované dle předcházejících legislativy. Změna datového formátu •Spisový řád musí obsahovat ustanovení § 24 vyhlášky č. 259/2012 Sb., týkající se: •A) Konverze dokumentu do elektronického dokumentu. •B) Konverze elektronického dokumentu do analogového dokumentu. •C) Změny datového formátu elektronického dokumentu. • Jmenný rejstřík •Spisový řád musí obsahovat problematiku jmenného rejstříku dle § 25 vyhlášky č. 259/2012 Sb. •Při popisu je třeba zohlednit: •- Nařízení GDPR. •- Metodický návod Odboru archivní správy a spisové služby MV ČR „Metodický návod k tvorbě jmenných rejstříků“ viz Metodiky - Ministerstvo vnitra České republiky (mvcr.cz) •Spisový řád musí zohlednit též správu adresářů vedených v ISSD a ostatních samostatných evidencích!! •Pokud se instituce rozhodne popsat správu jmenného rejstříku a ostatních adresářů v příloze, musí její existenci deklarovat ve spisovém řádu. • • Ukládání dokumentů § 19, vyhlášky č. 259/2012 Sb. •Spisový řád musí obsahovat pravidla pro správu dokumentů v: •A) Příručních registraturách. •B) Spisovně/elektronické spisovně. •C) Správním archivu (pokud jej instituce má). •D) Jiných elektronických úložištích (interních/externích). •Vždy uvést, kde je konkrétně umístěna spisovna/správní archiv – může být v příloze. •Ve všech případech musí být zajištěno, aby k dokumentům/datům měli přístup pouze oprávněné osoby. •Jmenovací dekrety pověřených pracovníků mohou být přílohou spisového řádu. • • • Ukládání dokumentů •Při nastavení výše uvedených pravidel se zohledňuje též „Nařízení GDPR“ a jiné resortní předpisy upravující ukládání dokumentů. •Vždy je třeba určit: •a) Interval předávání dokumentů do spisovny/e-spisovny/jiných e-úložišť. •b) Předávání analogových dokumentů a spisů na základě předávacího protokolu. •c) Proces zapůjčování pro potřebu zaměstnanců. •d) Proces, když dojde ke ztrátě, poškození, zničení dokumentů/dat. • Ukládání dokumentů •Ve spisovém řádu musí být kvalitně popsán proces kontroly dokumentů na úplnost, metadata, formální náležitosti dokumentu/spisu před jejich uložením, dle § 19, vyhlášky č. 259/2012 Sb.!! •Je nutné popsat případy: •a) Kdy není elektronický dokument úplný (komponenty/metadata). •b) Když je nutné dokument konvertovat //dle zákona č. 300/2008 Sb./§ 69a) zákona č. 499/2004 Sb.//. •c) Když je nutné změnit datový formát. •Což znamená konkrétní určení, kdo výše uvedené úkony provede, zaeviduje, zkontroluje? •Nastavit proces předávání do spisovny hybridních spisů či typových spisů, pokud je instituce vede. • Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení •Spisový řád musí respektovat a obsahovat kompletní podmínky stanovené § 20-21, vyhlášky č. 259/2012 Sb. včetně podmínek stanovených jinými právními předpisy na předkládání dokumentů k výběru za archiválie). •Spisový řád musí obsahovat proces předkládání k výběru za archiválie (skartační řízení): •a) analogových dokumentů; •b) elektronických dokumentů; •c) úředních razítek; •d) dokumentů obsahujících utajované informace (§ 2 písm. a) zákona č. 412/2005 Sb. • • • • Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení •Spisový řád musí respektovat a obsahovat popis situací, kdy předkládá do skartačního řízení analogové dokumenty evidované v ESSL nebo ISSD, které: •A) jsou konvertovány dle zákona č. 300/2008 Sb. a připojeny k evidenčnímu záznamu; •B) jsou konvertovány dle § 69 a) zákona č. 499/2004 Sb. a připojeny k evidenčnímu záznamu; •C) jsou pouze naskenovány a připojeny k evidenčnímu záznamu; •D) ESSL obsahuje pouze evidenční záznam o analogovém dokumentu. •Popsat situaci, jak bude probíhat elektronické skartační řízení v případě, že ISSD není napojen na ESSL? • • • • Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení •Spisový řád musí respektovat a obsahovat popis situací, kdy předkládá do skartačního řízení elektronické dokumenty evidované v ESSL případně v ISSD, které: •A) jsou „původní“ originální e-dokumenty; •B) jsou autorizovaně konvertovány a připojeny k evidenčnímu záznamu v ESSL; •B) jsou konvertovány dle § 69 a) zákona č. 499/2004 Sb. a připojeny k evidenčnímu záznamu; •C) jsou to pouhé skeny připojené k evidenčnímu záznamu; •D) jsou uloženy mimo ESSL nebo ISSD. •Popsat situaci, jak bude probíhat elektronické skartační řízení v případě, že ISSD není napojen na ESSL? • • Postup při vyřazování dokumentů a podrobnosti skartačního řízení •Ve spisovém řádu je třeba uvést proces obou typů skartačního řízení: •Prostřednictvím ESSL. •Mimo ESSL (skartační řízení z tzv. volných souborů). •Při popisu lze vycházet z: •A) ustanovení vyhlášky č. 259/2012 Sb.; •B) metodických pokynů Národního archivu (viz Výběr a ukládání digitálních archiválií - Národní archiv (nacr.cz) a Nástroje národního digitálního archivu - Národní archiv (nacr.cz); •C) metodik poskytovatele ESSL/ISSD; •D) pomoci pracovníků „příslušného archivu“; •E) pomoci odborníků komerčních subjektů, zabývajících se problematikou spisové služby. Spisová rozluka/ vedení spisové služby v mimořádných situacích •Spisový řád musí vždy obsahovat: • •A) proces spisové rozluky dle § 22, vyhlášky č. 259/2012 Sb.; •B) proces vedení spisové služby v mimořádných situacích dle § 26, vyhlášky č. 259/2012 Sb. • Povinné přílohy •Povinné přílohy: •A) Spisový plán a skartační rejstřík. •B) Podpisový řád. •C) Seznam všech užívaných samostatných evidencí dokumentů, a to v členění podle jejich formy (v listinné podobě a v elektronické podobě). •D) Maska čísla jednacího a masky evidenčních čísel •E) Evidence certifikátů e-podpisů/e-pečetí/e-časových razítek. •F) Evidence analogových úředních razítek •G) Pokud instituce při tvorbě masek používá specifické zkratky (např. oddělení, agendy, pracovníci, apod.), uvede jejich seznam jako přílohu spisového řádu. •H) Umístění spisovny, útvarových spisoven/správního archivu/podatelen. • • Doporučené přílohy •Doporučené přílohy: •A) Základní pojmy v oblasti spisové služby a archivnictví. •B) Metodické pokyny. •C) Seznam poskytovatelů informačních systémů instituce. •D) Různé jmenovací protokoly pracovníků pověřených: •Vedením spisové služby v instituci; •Správou spisových uzlů/spisovny/správního archivu; •Správou IT infrastruktury; •E) Jiné, které instituce shledává důležité či zpřesňující pro efektivní a řádnou správu dokumentů. • • Závěr • • •Děkuji za pozornost • • •Daniela Brádlerová