Školení Důvěryhodné úřadování 2025 PhDr. Daniela Brádlerová, Ph.D. Transparentnost a důvěryhodnost I •Transparentnost a důvěryhodnost jsou základní principy – eGovernmentu a spisové služby/správy dokumentů. •Proč? - Důvěryhodnost elektronického světa je křehká! •Důvěryhodné a transparentní úřadování je integrální součástí kontrolní činnosti nadřízených orgánů EU a ČR. •Důvěryhodnost instituce se odvíjí též od důvěryhodných informačních systémů a dokumentů. •Respektování aktuálních legislativních požadavků a funkčních procesních pravidel. •Optimální reaktivita na legislativní změny. • • • • Transparentnost a důvěryhodnost I •Optimální reaktivita na: •odborné a technické normy; •metodické pokyny nadřízených nebo příslušných orgánů; •Zadávací dokumentace; •Projektové dokumentace, apod. •Holistické chápání administrativy, informačních systémů, životního cyklu dokumentů a dat. •Důvěryhodné informační systémy (ESSL, ISSD, IS – interní a externí). • • • • • Transparentnost a důvěryhodnost •Maximálně a funkčně propojené informační systémy. •Vytváření a správa důvěryhodných (právně validních) elektronických dokumentů a dat. •Důvěryhodnost instituce se odvíjí též od důvěryhodného a transparentního úřadování. •Důvěryhodné informační systémy, administrativní procesy, dokumenty a data. • • • Transparentnost a důvěryhodnost II •Řádný výkon spisové služby – správy dokumentů. •Vytváření, správa a uchování právně validních dokumentů a dat (analogových a elektronických) v důvěryhodných informačních systémech (IS) a digitálních úložištích: •Primárně: v ESSL, ISSD původce. •Sekundárně: externí úložiště (digitální repozitáře, cloudy, externí IS, apod. •Plánovité a „holistické“ budování IT infrastruktury. • • • Důvěryhodný informační systém •Důvěryhodný IS (ESSL, ISSD, jiný) definuje kvalita: funkcionality, implementace, dodavatele; •Respekt a schopnost efektivní reakce na změny legislativy upravující oblast eGovernmentu a spisové služby; •ESSL/ISSD splňující Národní standard a jiné příslušné legislativní a odborné normy/ISO normy; •Propojení ESSL s ISSD (interní a externí). •Schopnost optimalizovat administrativní procesy. •Automatizace procesů. Co je právně validní dokument? Obecné principy •Právně validní dokument: •A) je úzce spojen s principy důvěryhodného a transparentního úřadování (spisová služba); •B) je dokument, jehož forma a obsah je v souladu s pravidly danými legislativními a odbornými normami, popř. jinými relevantními předpisy; •C) je dokument vytvořený v důvěryhodném prostředí nebo přijatý důvěryhodnou cestou. •D) je dokument jak v analogové, tak elektronické podobě. • • • • • Základní úkol spisové služby •Zajistit efektivitu, transparentnost a důvěryhodnost úřadování !! •Spravovat a uchovat dokumenty v souladu s pravidly stanovenými v legislativních a odborných normách ČR a EU, popř. předpisů příslušných orgánů, apod. •Spisová služba je jeden z pilířů eGovernmentu (elektronizace veřejné správy). • • • • • • • Co je spisová služba a na co se vztahuje? •Spisová služba zahrnuje veškeré procesy spojené s příjmem, evidencí, oběhem, vyřizováním, odesíláním, ukládáním a vyřazováním dokumentů. •Spisová služba není jen elektronický systém spisové služby (ESSL), ale zahrnuje i ostatní evidence, zejména „informační systémy spravující dokumenty“ (ISSD) a jiné samostatné evidence (elektronické a analogové). •Spisová služba se vztahuje na všechny dokumenty vzniklé v instituci nebo do instituce doručené. • • Porušení základních pravidel důvěryhodného úřadování •Porušení základních pravidel se týká jak dokumentů, tak informačních systémů instituce: •U dokumentů se jedná o: •Nevyhovující: evidence, uložení, ztráta, zničení, nevhodný datový formát, právně nevalidní forma dokumentu (sken, vytištěná kopie, jiná forma než požaduje „jiný právní předpis; •U informačních systémů se jedná o: •Nedostatečnou: funkcionalitu, propojení; •Poškození: vnějšími vlivy, datovým formátem, virem. • Časté příčiny •Nedostatečná informovanost, odborná erudice nebo laxnost zaměstnanců. •Za správné zacházení s dokumenty je právně zodpovědný vždy zaměstnanec, který dokumenty vytváří a vyřizuje. •Povinností zaměstnavatele je seznámit pracovníky se spisovým a skartačním řádem a plánem a ostatními směrnicemi upravujícími správu dokumentů – administrativní a věcné procesy. Negativní důsledky porušení základních pravidel spisové služby •Negativní vliv na rozhodovací procesy a efektivitu fungování instituce (uvnitř i navenek). •Poškození instituce, nejen z hlediska právního, finančního, ale i poškození „dobrého jména“ instituce. •Narušení obecné důvěryhodnosti instituce. • Správní přestupky a pokuty •Správní přestupky upravují § 73 –75 zákona č. 499/2004 Sb. •Vybrané správní přestupky v oblasti spisové služby - § 74 písm. 6 – 12 zákona č. 499/2004 Sb. •Pokuty - § 74, odst. 12 zákona č. 499/2004 Sb. •Správní přestupky a pokuty vyplývají i z dalších legislativních a jiných předpisů. •Důvěryhodné a transparentní úřadování obecně minimalizuje správní přestupky a pokuty. • Organizační rámec spisové služby •Ministerstvo vnitra ČR: •Odbor archivní správy a spisové služby; •Digitální a informační agentura (DIA) •Česká agentura pro standardizaci; •Národní archiv ČR (§ 45) •„Příslušné archivy“ dle zákona č. 499/2004 Sb., § 47-§ 57 •Státní archivy/specializované archivy/městské archivy/bezpečnostní archivy/správní archivy, atd. Legislativní rámec •Směrnice a nařízení EU; •Legislativní normy ČR (zákony a vyhlášky); •Usnesení vlády ČR; •Odborné a technické normy; •Metodické pokyny, směrnice a prováděcí předpisy příslušných odpovědných institucí ČR a EU; •Interní směrnice a předpisy instituce – zejména spisový řád a spisový plán a skartační rejstřík. • Legislativní rámec spisové služby I. •Výčet legislativních norem upravujících oblast spisové služby, resp. důvěryhodné úřadování je uveden ve vzorovém spisovém řádu instituce •Na významu nabývají: •A) Různé technické a odborné normy (např. Národní standard pro elektronické systémy spisové služby. •B) Metodické pokyny odpovědných správních orgánů v oblasti spisové služby a archivnictví a eGovernmentu (viz výše). •C) Metodické pokyny, směrnice a předpisy správních a dalších příslušných orgánů upravujících správu dokumentů. •D) Projektové dokumentace ČR/EU/jiné, apod. • • Legislativní rámec spisové služby IX •Každá instituce je povinna: •A) zohlednit ve spisovém řádu „resortní předpisy“, zadávací dokumentace vědeckých a jiných projektů; •B) průběžně sledovat „své resortní předpisy“ a implementovat do administrativy; •C) zajistit proškolení administrativních, odborných a vědeckých pracovníků; •D) seznámit všechny zaměstnance s pravidly důvěryhodného úřadování. • • • • • • • Transparentnost a důvěryhodnost IV •Důvěryhodný ESSL definuje atest provedený atestačním střediskem – Česká agentura pro standardizaci. •Existence a průběžná aktualizace spisového řádu a spisového plánu a skartačního rejstříku (včetně příloh) odrážejícího reálné procesy správy dokumentů v instituci. •Případné další směrnice upravující správu dokumentů. •Pravidelná školení zaměstnanců, včetně vedoucích a statutárů. •Pravidelná školení administrativních zaměstnanců. •Existence metodika spisové služby v instituci. • • • Důvěryhodné úřadování základní principy I •Řádný příjem dokumentů: •Zveřejnění podmínek příjmu dokumentů, které zohledňují: •Vyhlášku č. 259/2012 Sb., zákon č. 106/1999 Sb., zákon č. 171/2023 Sb., a jiné. •Vstupní datové formáty snadno převoditelné do výstupních datových formátů (§ 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb.). •Autorizovaná konverze nebo konverze dle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. - slidy č. 39-41 •Prostá konverze – pouze pro provozní účely a přesný popis kdy a jak se používá - minimalizovat. Důvěryhodné úřadování základní principy II •Řádné rozdělování dokumentů: •Ideálně v ESSL/ISSD (plný elektronický oběh/hybridní spisová služba); •Referátník (analogový nebo elektronický). •Proces rozdělování dokumentů kvalitně konkretizovat ve spisovém řádu, zejména v případě analogových dokumentů a hybridních spisů. •Dodržet princip transparentního a důvěryhodného podchycení všech fází života dokumentu. Důvěryhodné úřadování základní principy III •Řádná evidence dokumentů: •Ideálně v ESSL/ISSD a minimalizace/odstranění ostatních „jednoduchých“ evidencí; •Kvalitní a kompletní popis metadat. •Řádné vytváření a schvalování dokumentů: •Kvalitní nastavení schvalovacích a podpisových práv. •Ideálně v ESSL nebo ve „schvalovacím modulu“ propojeném s ESSL/ISSD. • • Důvěryhodné úřadování základní principy IV •Vytváření úplného a autentického dokumentu (viz dále) •Výstupní datové formáty, úřední formulář; •Verifikační prvky (e-podpis, e-pečeť, e-časové razítko) – slidy č. 30-38. •Řádné odesílání dokumentů prostřednictvím: •Datové schránky – slide č. 42-43 •Elektronického formuláře. •E-mailem. •Provozovatele poštovních služeb/jiným způsobem Právně validní dokument základní principy V •Řádné ukládání elektronických dokumentů: •v ESSL/ISSD/jiném důvěryhodném úložišti originálního e-dokumentu (doručeného nebo vytvořeného); •Využívání autorizované konverze nebo konverze dle § 69 a zákona č. 499/2004 Sb.) – slide č. 39-41 •Tvorba spisu (priorace/sběrný arch/typový spis). •Výstupní datové formáty dle § 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb. a datový formát DS – ZFO. • • Důvěryhodné úřadování základní principy V •Řádné ukládání originálního analogového dokumentu v registratuře nebo spisovně splňující § 68 zákona č. 499/2004 Sb. •Pravidla pro nahlížení a zapůjčování. •Dodržování skartačních lhůt. •Dobře nastavené spouštěcí lhůty. •Řádné provádění skartačního řízení/mimo skartačního řízení/spisové rozluky/mimořádných událostí. •Pravidelná komunikace s příslušným archivem. • • • Elektronický podpis I •Zákon č. 297/2016 Sb. rozlišuje: •Kvalifikovaný elektronický podpis - § 5-6; •Uznávaný elektronický podpis - § 6; •Zaručený elektronický podpis - § 6, odst. 2 - § 7. •Instituce musí vědět: •A) jaké typy dokumentů musí být podepsány (příchozí i odchozí) – konzultace s právníky, nadřízenými orgány; •B) co vyžaduje v komunikaci se soukromoprávní a veřejnoprávní sférou. • Elektronický podpis II •Jednoznačně identifikuje podepisující se osobu. •Dokazuje, že podepsaná osoba souhlasí s obsahem dokumentu. •Dokazuje, že se podepsáním dokumentu nezměnil jeho obsah. •Je jednoznačně spojen s podepisující osobou. •Je připojen pomocí prostředků, které podepisující osoba může udržet pod svou výhradní kontrolou – TOKEN. • • Elektronická pečeť •Zákon č. 297/2016 Sb. rozlišuje: •Kvalifikovanou elektronickou pečeť - § 8 •Uznávanou elektronickou pečeť - § 9 •Zaručenou elektronickou pečeť - § 10 •E-pečeť autorizuje původ dokumentu; •Označuje pouze „vlastní dokumenty“; •Doručené dokumenty se jí označovat nesmí. •Mohou jí být automaticky označovány dokumenty vystupující z určité aplikace informačního systému organizace (fakturační, objednávkové apod.) • • • Elektronické časové razítko •Použití kvalifikovaného e-razítka upravuje § 11, zákona č. 297/2016 Sb. • •Dle nařízení EIDAS je e-časové razítko povinným doplňkem elektronického podpisu. • •Důvěryhodným způsobem spojuje data v elektronické podobě s časovým okamžikem a zaručuje, že uvedená data existovala před daným časovým okamžikem. • Povinnosti příjemce při ověřování verifikačních prvků I •Příjemce e-dokumentu musí vždy ověřit platnost elektronického podpisu, elektronické pečetě a elektronického časového razítka. •Výsledky ověření se musí zaznamenat do ESSL/ISSD. •ESSL/ISSD by měly ověřovat platnost certifikátů zpravidla automaticky. •Jinak se ověřuje platnost certifikátů v seznamu zneplatněných certifikátů u příslušné certifikační autority české i zahraniční. • • Povinnosti příjemce při ověřování verifikačních prvků II •Výsledek ověření platnosti verifikačních prvků musí být připojen k dokumentu jehož se týká. •Příjemce musí tzv. aktivně doložit aktivní ověření platnosti verifikačních prvků. •Není přípustné „pouhé“ připojení dokumentu k ověřovanému dokumentu bez kontroly verifikačních prvků a bez připojení ověření jejich platnosti. Certifikační autority •Vybrané certifikační autority např.: –Národní certifikační autorita – Správa státních služeb vytvářejících důvěru. –První certifikační autorita, a. s. –Česká pošta, s.p., certifikační autorita PostSignum QCA –eIdentity, a.s. – •Pořízení těchto verifikačních prvků je zpoplatněno (výše poplatků je různá). Jak ověřit, že certifikát nebyl zneplatněn? •Aby měl příjemce jistotu, že kvalifikovaný certifikát verifikačních prvků nebyl zneplatněn v době vytvoření e-podpisu/e-pečeti/e-časového razítka, měl by počkat s finálním ověřením platnosti až 24 hodin od okamžiku vzniku podpisu/pečeti/razítka. •Ověřování verifikačních prvků e-dokumentů je jednou z funkcionalit „kvalitních“ ESSL. Jak ověřit, že certifikát nebyl zneplatněn? •V případě, kdy ověření probíhá minimálně 24 hodin po prokazatelném vzniku verifikačních prvků není nutné čekat 24 hodin. •V certifikační autorita se může zavázat tento čas zkrátit. •Certifikační autority nabízí zpoplatněnou službu ověřování e-podpisů/e-pečetí a e-časových razítek. •Právní odpovědnost za případnou škodu vzniklou z chybného výsledku ověření se přenese v tomto případě na certifikační autoritu. • • • Autorizovaná konverze dle zákona č. 300/2008 Sb. I •Úplné převedení analogového dokumentu do elektronického dokumentu nebo naopak a připojení ověřovací doložky. •Dokument vzniklý konverzí má stejné právní účinky jako originál. •Konverzí na Czechpointu se nepotvrzuje správnost a pravdivost údajů obsažených ve vstupu a jejich soulad s právními předpisy. •Provádí se na Czech Point nebo z moci úřední v dané instituci. Kdy se neprovede autorizovaná konverze? •Je dokument v jiné než listinné podobě, jehož jedinečnost nelze konverzí nahradit (vyjmenováno v §24, zákona č. 300/2008 Sb.). •Pokud jsou v dokumentu škrty, které mohou zeslabit jeho věrohodnost. •Není-li jasné o jakou formu dokumentu jde (opis, prvopis, vidimovaný dokument..), plastický text, není-li časové razítko, podpis a pečeť, není-li shoda vstupu s výstupem. • • Konverze dle § 69a) zákona č. 499/2004 Sb. a změna datového formátu •Instituce určí osobu oprávněnou provádět tento typ konverze (písemné pověření) a proces konkrétně popíše ve spisovém řádu. •Oprávněná osoba provede konverzi dle ustanovení § 69a zákona 499/2004 Sb. a § 24 vyhlášky č. 259/2012 Sb. •Takový dokument má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením nebo změnou datového formátu vznikl. • Datová schránka I •Informační systém datových schránek (ISDS) upravuje elektronické úkony státních orgánů (orgánů veřejné moci) mezi sebou navzájem a vůči právnickým osobám, fyzickým podnikajícím osobám a fyzickým osobám, pokud mají zřízenu datovou schránku. •Zrovnoprávňuje papírovou a elektronickou verzi dokumentu. •Datová schránka musí být napojena na ESSL a je nedílnou součástí e-podatelny a e-výpravny. • • • • Datová schránka II •Elektronická komunikace prostřednictví ISDS má prioritu před jinými způsoby příjmu a odesílání dokumentů za předpokladu, že: •a) příjemce má zprovozněnou příslušnou datovou schránku; •b) umožňuje to povaha dokumentu; •c) jiné právní předpisy nebo příjemce/odesílatel neurčí jiný způsob příjmu/odeslání; •Datová schránka ve většině případů, pokud jiné právní předpisy neurčí jinak, validuje dokument a je na něj nahlíženo jako na „podepsaný dokument“. • • • • Elektronické interaktivní formuláře zákon č. 12/2020 Sb. • • • • • Příjem dokumentů Podatelna I •Doručené dokumenty se přijímají v podatelně/ podacím místě. •Původce určí rozsah práv a povinností podatelny. •Přijímá a rozděluje nebo též eviduje? •V jakém rozsahu eviduje? •Jaké dokumenty může otvírat? •Má podatelna přístup do datové schránky? •Má podatelna plně funkční e-podatelnu? – • • Příjem dokumentů Podatelna II •Původce je povinen na svých internetových stránkách/úřední desce zveřejnit informace o provozu podatelny a podmínkách přijímání dokumentů. •Nutné zohlednit jiné právní předpisy upravující příjem dokumentů: zákon č. 171/2023 Sb., GDPR, zákon č. 106/1999 Sb., zákon č. 12/2020 Sb., apod. • • Příjem dokumentů Elektronické dokumenty I •Vstupní datové formáty pro komunikaci veřejnou sítí, např.: •pdf, PDF/A-3, xml, html/htm, odt, ods, odp, txt, rtf, doc, xls, ppt, jpg/jpeg, png, tiff, gif, mpeg1/mpeg2, wav, mp3 apod. •Vstupní formáty mohou obsahovat i tzv. výstupní formáty (§ 23 vyhlášky č. 259/2012 Sb.). •Vstupní datové formáty musí být snadno převoditelné do výstupních datových formátů. • Příjem dokumentů Elektronické dokumenty II •U doručeného e-dokumentu musí být provedena kontrola zda: •a) odpovídá podmínkám, které původce stanovil jako přípustné a zveřejnil je na webových stránkách/úřední desce; •b) je k dokumentu připojen e-podpis/e-pečeť a e-časové razítko; •c) zda jsou jejich certifikáty platné (nebyly zneplatněny); •d) zda je uvedena certifikační autorita; • Příjem dokumentů Elektronické dokumenty III • e) zda certifikát obsahuje údaje, podle kterých je možné podepisující nebo pečetící osobu jednoznačně identifikovat; • f) zda je e-dokument čitelný, v přípustném formátu a neobsahuje tzv. škodlivý kód. • Příjem dokumentů Elektronické dokumenty V •Dokument se škodlivým kódem: -Může být uložen mimo ESSL a zpracovávat – zatímco vyzve odesílatele k poslání dokumentu odpovídajícím podmínkám příjmu dokumentů. -Pokud se nepodaří zajistit nápravu, dokument se může zničit a považuje se za nedoručený; •Původce odešle na adresu odesílatele (pokud je to možné) vyrozumění o nedoručení dokumentu; • • • Příjem dokumentů Elektronické dokumenty VI •Výsledek ověření platnosti e-podpisu/e-pečetě/e-časového razítka se připojí k dokumentu, jehož se ověřování týká. •Pokud se prokáže neplatnost některého z atributů, vyrozumí o tom instituce odesílatele v případě, že tato neplatnost má právní důsledky pro další zpracování dokumentu. •E-dokument, který neobsahuje škodlivý kód je uložen do ESSL vždy ve výstupním datovém formátu. • Příjem dokumentů Elektronické dokumenty VII •Doručený dokument je evidován a uložen v ESSL/ISSD/IS a označen JID/ID. •Dokument doručený na CD, DVD, USB apod. musí být bezprostředně po přijetí převeden na e-podatelnu, zaevidován a uložen v ESSL/ISSD/IS. •ESSL/ISSD je principiálně chápáno jako důvěryhodné úložiště. • Příjem dokumentů Analogové dokumenty I •Pokud je doručen neúplný, poškozený nebo nečitelný analogový dokument, instituce vyrozumí odesílatele (pokud je to možné) a stanoví další postup pro její odstranění. •Nepodaří-li se vadu odstranit/nelze určit odesílatele dokument instituce nezpracovává a zničí. •Instituce by měla převést doručený analogový dokument autorizovanou konverzí nebo konverzí podle § 69a zákona č. 499/2004 Sb. do elektronické podoby. • • • Příjem dokumentů Analogové dokumenty II •Pokud je analogový dokument kompletně konvertován je možné jej ihned zničit bez skartačního řízení. • •V případě, že analogový dokument instituce nekonvertuje (legislativou určené konverze) a v ESSL vede pouze evidenční záznam, je povinna zacházet s originálním a-dokumentem tak, aby zůstal zachován po trvání skartační lhůty a poté byl zařazen do skartačního řízení. • • „Pošta na jméno“ •Pokud je v adrese na doručené obálce a-dokumentu uvedeno na prvním místě jméno a příjmení, předá podatelna neotevřenou obálku adresátovi, popř. jím určené osobě. •Zjistí-li adresát po otevření obálky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí neodkladně jeho zaevidování. •Obdobně postupuje adresát, na jehož elektronickou adresu byl přímo doručen e-dokument úředního charakteru. Označování dokumentů I •Analogový dokument, popř. obálka, se opatří v den doručení otiskem podacího razítka nebo čárovým kódem. •Někdy jsou dokumenty označovány oběma variantami. •Podací razítko musí mít formu uvedenou ve vyhlášce č. 259/2012 Sb. • • • Označování dokumentů III Podací razítko •Podací razítko/technologický prostředek podobného určení obsahuje vždy: •a) název původce, kterému byl dokument doručen; •b) datum doručení, popř. čas doručení; •c) číslo jednací/evidenční číslo; •d) jednoznačný identifikátor (JID)/identifikátor (ID); •d) počet listů doručeného analogového dokumentu (nezapočítávají se listy příloh); •e) počet příloh doručeného analogového dokumentu; •f) počet „nelistinných“ příloh a jejich popis. • Evidence dokumentů I ESSL a ostatní evidence •Původce musí uvést ve svém spisovém řádu výčet všech užívaných evidencí a to v členění podle jejich formy (listinné nebo elektronické podoby): •ESSL – základní evidenční pomůcka; •ISSD – informační systém spravující dokumenty; •Ostatní samostatné evidence – analogové nebo elektronické (nelze do nich vložit dokument). •Evidence, které nejsou ISSD by měly být odstraněny nebo minimalizovány. • Evidence dokumentů II ESSL/ISSD •ESSL/ISSD spravuje evidenční záznamy a k nim přiložené elektronické dokumenty; •ESSL/ISSD spravuje evidenční záznamy analogových dokumentů (uložených v registratuře/spisovně). •Evidence musí probíhat dle podmínek daných vyhláškou č. 259/2012 Sb. •Dokumenty se vždy spojují a vkládají do spisu (priorace/sběrný arch). • • Evidence dokumentů VI ESSL/ISSD •Číselná řada v evidenčních pomůckách začíná 1. ledna příslušného roku, pořadovým číslem 1 a končí 31. prosince. •Chybné evidenční záznamy v ESSL by měly být stornovány tím, že se k záznamu uvede „storno“. •NSESSS a některé ESSL/ISSD mazání chybného záznamu v odůvodněných a výjimečných případech umožňuje, ale časté mazání evidenčních záznamů znedůvěryhodňuje vedení spisové služby instituce. • • Evidence dokumentů VIII Samostatné evidence dokumentů •Přeevidování dokumentů by se mělo dít automatizovaně prostřednictvím propojených ESSL a ISSD. •Pokud nelze zajistit výše uvedené, tak se původní záznam ukončí poznámkou o přeevidování, včetně uvedení nového evidenčního čísla. •Pokud dojde ke ztrátě, zničení nebo nevratnému poškození dokumentu nebo jej nelze „přečíst“ poznamená to původce do své evidence. •Samostatná analogová evidence musí splňovat požadavky v § 8, odst. 4 b), c), f) a i). •Samostatná elektronická evidence (neplatí pro ISSD) musí splňovat požadavky v § 8, odst. 4 b), c), f), i) a v odst. 5 a) a d) vyhlášky č. 259/2012 Sb. Evidence dokumentů IX Číslo jednací a evidenční čísla •Dokument evidovaný v ESSL (doručený i vlastní/ odesílaný) se označuje číslem jednacím, které obsahuje vždy: •A) zkratku původce/pořadové číslo/rok, •B) popř. zkratku organizační jednotky/agendy/osoby/ apod. •Dokumenty evidované v ISSD nebo samostatné evidenci dokumentů jsou označeny evidenčním číslem. •Maska evidenčního čísla musí být odlišná od masky čísla jednacího a ostatních evidenčních čísel. Rozdělování a oběh dokumentů I •Rozdělování doručených dokumentů provádí podatelna příslušnému útvaru nebo osobě určené k jeho vyřízení. •Původce zajistí oběh dokumentů způsobem, který umožní sledovat veškeré úkony s dokumenty, identifikovat osoby, které úkon provedly a určit datum, kdy byly úkony provedeny. •Pokud je to možné, předá dokument prostřednictvím ESSL nebo ISSD. •Pokud předává k vyřízení naskenovaný dokument, musí zajistit řádné uložení původního dokumentu. • Rozdělování a oběh dokumentů II •Pokud není dokument předáván k vyřízení prostřednictvím ESSL/ISSD předává se doručený originální dokument osobně „proti podpisu“ na referátníku. •Případně se předává k vyřízení referentovi kopie doručeného dokumentu. •Existence schvalovacího modulu integrálně spojeného s ESSL. • Vyřizování dokumentů I •Dokumenty je vhodné vytvářet, schvalovat, podepisovat v ESSL nebo ISSD. •Vyřízení dokumentu znamená: •zpracování návrhu (verzování dokumentů), •schválení, •vyhotovení, •podepsání, •vypravení rozhodnutí nebo jiné formy vyřízení. • • Tvorba spisu I - § 12 vyhlášky č. 259/2012 •Priorace – spis obsahuje dokumenty s různými čísly jednacími. •Sběrný arch – spis obsahuje dokumenty s jedním číslem jednacím, které jsou rozlišeny pořadovými čísly. •Typový spis - mají předvídanou strukturu obsahu stanovenou ve spisovém a skartačním plánu a jsou dlouhodobě spravovány v rámci konkrétní agendy původce. •Do skartačního řízení se předkládají jednotlivé díly. •Nemusí být předkládán do skartačního řízení jako celek. • • – • Podepisování dokumentů a užívání úředních razítek I •Původce určí osoby oprávněné k podepisování a užívání úředních razítek. • •Původce stanoví podmínky podepisování ve spisovém řádu nebo podpisovém řádu. • • Odesílání dokumentů I •Každý odesílaný úřední dokument musí mít adekvátní formu – hlavičkový papír. •Výjimku tvoří osobní a zdvořilostní dopisy. • •Odesílání dokumentu zajišťuje původce prostřednictvím: •a) výpravny (analogové dokumenty), •b) elektronické podatelny, •c) datové schránky, •d) interaktivních elektronických formulářů. • • Ukládání dokumentů I •Všechny vyřízené dokumenty a spisy se po dobu trvání jejich skartačních lhůt ukládají v: •příručních registraturách •Spisovně (§ 68, zákona č. 499/2004 Sb.); •elektronické spisovně (ESSL/ISSD) •Dokumenty a spisy musí být označeny (název, spisová značka, spisové znaky, skartační znaky a skartační lhůty. •Podmínky nahlížení do spisů jsou uvedeny ve spisovém řádu. • Vyřazování dokumentů (skartační řízení) •Do skartačního řízení se zařazují všechny dokumenty s uplynulou skartační lhůtou a úřední razítka vyřazená z evidence. •E-dokumenty nebo e-spisy zařazené do skartačního řízení se převádějí do výstupních datových formátech a opatřují se metadaty stanovenými v NSESSS. •Způsob přípravy a průběh skartačního řízení stanovuje původce ve spisovém řádu a spisovém plánu • Spisový znak, skartační znak a skartační lhůta •Skartační znaky: •„A“ (archivace) – dokument trvalé hodnoty, který bude ve skartačním řízení vybrán jako archiválie. •„S“ (stoupa) – dokument bez trvalé hodnoty, jenž bude ve skartačním řízení navržen ke zničení. •„V“ (výběr) – dokument, který bude ve skartačním řízení posouzen a navržen na vybrání za „A“ nebo „S“. – zrušeno. •Jeden dokument = jeden skartační znak •Spis nese skartační znak odpovídající dokumentu s nejvyšším skartačním znakem. •Skartační lhůta – číslo doplněné za skartační znak, určuje se počtem celých roků počítaných od 1. ledna následujícího roku. •